Wenn Sie jemals gezögert haben, ein Marketing-E-Mail zu senden und dessen Rechtmäßigkeit im Rahmen der DSGVO in Frage gestellt haben, sind Sie nicht allein. Es besteht häufig die Annahme, dass Marketing-E-Mails nicht mit der DSGVO vereinbar sind.
Die DSGVO ist eine Verordnung der Europäischen Union, die darauf abzielt, die persönlichen Daten von EU-Bürgern zu schützen, und sie erstreckt sich auch auf E-Mail-Kommunikation. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass die DSGVO Marketing-E-Mails nicht pauschal als illegal betrachtet; es geht vielmehr um Ihre Vorgehensweise.
Die lokale Umsetzung der ePrivacy-Richtlinie legt fest, wie Sie potenzielle Kunden kontaktieren dürfen, wie zum Beispiel durch die Notwendigkeit einer expliziten Einwilligung durch Opt-in-Mechanismen und die Verpflichtung, klare Optionen für Empfänger bereitzustellen, um sich von weiteren Korrespondenzen abzumelden. Wir empfehlen, sich mit einem lokalen Anwalt abzustimmen, um Ihre individuellen Umstände und Bedürfnisse zu klären.
In diesem Artikel möchten wir die Mythen rund um die DSGVO und Marketing-E-Mails entkräften und praktische Tipps geben, um sicherzustellen, dass Ihr Vorgehen gesetzeskonform ist.
Tipp #1: Definieren Sie klar Ihren Zweck und Ihr berechtigtes Interesse
Bevor Sie diese E-Mail senden, verstehen Sie klar, warum Sie Kontakt aufnehmen. Gemäß DSGVO müssen Sie einen legitimen Zweck für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben, der ein berechtigtes Geschäftsinteresse umfassen kann.
Jedoch qualifiziert sich das Ziel, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen, nicht automatisch als "berechtigtes Interesse". Stimmen Sie Ihre Ansprache auf die berufliche Rolle des Empfängers ab und stellen Sie sicher, dass sie konkrete Vorteile davon haben. Zum Beispiel, passen Sie Ihre Nachricht an, um einem Technologiemanager zu helfen, die Prozesse seines Entwicklungsteams zu optimieren.
Tipp #2: Seien Sie transparent über Ihre Identität
Stellen Sie sicher, dass der Empfänger genau weiß, wer Sie sind. Vermeiden Sie versteckte Absenderdetails und geben Sie klar Ihre Identität und das Unternehmen, das Sie vertreten, an. Obwohl Sie Ihre E-Mail-Inhalte nicht der Selbstvorstellung widmen müssen, sollten Sie eine klare Signatur, Links zu Ihren sozialen Profilen und eine selbsterklärende E-Mail-Adresse einfügen.
Tipp #3: Bieten Sie eine Abmeldeoption an
Stellen Sie immer eine einfache Möglichkeit für Empfänger bereit, sich von Ihren E-Mails abzumelden oder auszutragen. Respektieren Sie ihre Entscheidung und unterlassen Sie es, ihnen weitere E-Mails zu senden. Fügen Sie am Ende Ihrer E-Mail einen Hinweis ein, wie z.B. "Nicht interessiert? Klicken Sie hier, um solche E-Mails nicht mehr zu erhalten."
Tipp #4: Speichern Sie die Daten Ihrer Leads sicher
Priorisieren Sie die Datensicherheit, wenn Sie E-Mail-Adressen oder andere Daten speichern. Investieren Sie in Maßnahmen zum Schutz vor Datenverletzungen, wie z.B. die Verschlüsselung Ihrer E-Mail-Liste oder die Verwendung sicherer CRM-Plattformen wie Salesforce, die robuste Datenschutzmaßnahmen bieten.
Tipp #5: Aktualisieren Sie Ihre Datenbank regelmäßig
Halten Sie Ihre E-Mail-Liste sauber und aktuell. Überprüfen Sie regelmäßig auf zurückgekommene E-Mails, Abwesenheitsantworten oder andere Signale, dass Ihre E-Mails unerwünscht sein könnten. Widmen Sie monatlich Zeit, um zurückgekommene E-Mails zu filtern und sicherzustellen, dass ausgetretene Interessenten nicht Teil Ihrer E-Mail-Kampagnen sind.
Tipp #6: Behalten Sie Aufzeichnungen über die Datenquellen bei
Behalten Sie Aufzeichnungen darüber, wie Sie die Daten einer Person erhalten haben, insbesondere wenn sie ihre E-Mail-Adresse öffentlich geteilt haben (z.B. auf einer Konferenz, online oder persönlich). Dies dient als Nachweis der Einwilligung, ein entscheidendes Element gemäß der DSGVO.
Tipp #7: Erwägen Sie das Double-Opt-In-Verfahren
Obwohl das Double-Opt-In-Verfahren gemäß der DSGVO nicht zwingend vorgeschrieben ist, ist es eine bewährte Praxis. Dadurch wird sichergestellt, dass die Person tatsächlich von Ihnen hören möchte, was das Risiko von Compliance-Problemen in Zukunft minimiert. Zum Beispiel können Sie nachdem jemand anfängliches Interesse gezeigt hat, eine Follow-up-E-Mail senden, um ihre Interessen zu bestätigen.
Abschließend:
Das Versenden von Marketing-E-Mails kann mit der DSGVO konform sein - es kommt auf Ihre Vorgehensweise an.
Anstatt Marketing-E-Mails zu verbieten, betont die DSGVO den Respekt vor personenbezogenen Daten und die Notwendigkeit klarer Gründe für Kontaktaufnahmen. Einfache, aber effektive Maßnahmen wie transparente Kommunikation, minimale Datenerhebung und einfache Opt-out-Optionen können Ihnen helfen, auf der richtigen Seite der Compliance zu bleiben.